Waarom is contractmanagement belangrijk?
Het slagen van een overeenkomst is niet vanzelfsprekend. Daar is werk voor nodig. Niet alleen bij de sluiting van een contract, maar juist ook tijdens de verdere looptijd. Contractmanagement speelt daar een belangrijke rol in. In welke situaties contractmanagement essentieel is en hoe het bijdraagt aan het succes van contracten, bespreken we in deze blog.
Wanneer is contractmanagement essentieel?
Contractmanagement is ontstaan als gevolg van steeds omvangrijkere contracten. Het vindt zijn aanleiding en noodzaak in toegenomen complexiteit, omvang en financieel belang van contracten.
Contractmanagement speelt vooral een rol bij langdurige contracten, in het bijzonder bij contracten voor dienstverlening. Dienstverlening vormt een steeds groter deel van de uitgaven van bedrijven en organisaties. Dienstverleningscontracten vormen dan ook een groot deel van de contractenportefeuille.
Contractmanagement is dus met name onmisbaar bij langdurige dienstverleningscontracten.
Van grote focus tot verdwijnen in een lade
De initiële contractsluiting van complexe of grote contracten vindt in de regel plaats met veel aandacht van directie/management, experts vanuit verschillende disciplines (projectmanagers, controllers), inkopers en onder juridische begeleiding van advocaten, (contract)juristen en aanbestedingsspecialisten.
Na de contractsluiting dreigt het contract in de spreekwoordelijke lade te verdwijnen om er pas weer uit te komen bij stijgende ontevredenheid of een geschil. Problematisch, want dan blijken er:
wijzigingen te zijn opgetreden;
extra werkzaamheden te zijn uitgevoerd;
nieuwe risico’s te zijn ontstaan; of
aanvullende afspraken te zijn gemaakt die niet of onvoldoende zijn doordacht of uitgewerkt.
Als er vervolgens veel gediscussieerd moet worden, is de uitkomst al snel één ontevreden partij en mogelijk zelfs twee. In het uiterste geval kan dit leiden tot geschillen, waarvoor een rechter nodig is om deze op te lossen.
Succesvol door contractmanagement
Het is daarom van groot belang dat in de uitvoeringsfase van een contract (na ondertekening) contractmanagement plaatsvindt. Het voorkomt dat partijen na het aangaan van de contractuele relatie de verwachte winstmarges zien verdampen en/of de beoogde kwaliteit van de diensten bij lange na niet gerealiseerd wordt.
Contractmanagement is geen wondermiddel, maar wel een effectief instrument om de contractuele verantwoordelijkheid adequaat in te richten en de doelen van een contract daadwerkelijk te bereiken.
In de praktijk blijkt dat leveranciers en opdrachtgevers die actief contractmanagement bedrijven, het succes van contracten significant bevorderen.
Actief sturen op contracten
Bij langdurige dienstverleningsovereenkomsten is het noodzakelijk om actief te sturen op een deugdelijke nakoming. Ook na ondertekening is het belangrijk om continu grip te houden op de set van afspraken tussen partijen en de wijze waarop deze worden bijgesteld als dat nodig blijkt te zijn.
Alleen dan:
wordt de geprognosticeerde winst bereikt;
worden verwachtingen over de kwaliteit van dienstverlening gerealiseerd; en
kan de kans op ontsporing of verstoring van de dienstverlening worden gereduceerd.
Actief sturen op contracten gedurende de gehele looptijd is essentieel voor het slagen van de overeenkomst. Schriftelijke contracten zijn immers statisch, maar de praktijk is dynamisch. Contractuele afspraken tussen partijen dienen te worden nageleefd, uitgelegd in het kader van de uitvoering, gecontroleerd en aangepast aan veranderende omstandigheden. Contractmanagement is het proces dat al deze aspecten omvat.
Meer weten?
Lees dan ook onze blogs:
Meer leren over contractmanagement en de toepassing ervan in de praktijk?
Volg dan onze training ‘Dienstverleningsovereenkomst: contractering & contractmanagement’ of schrijf u in voor de training ‘Juridische aspecten van contracten en contractmanagement’.